E‑Mail-Archi­vie­rung: Recht­li­che Pflich­ten, DSGVO-Kon­for­mi­tät und siche­re Umset­zung

E‑Mail-Archi­vie­rung: Recht­li­che Pflich­ten, DSGVO-Kon­for­mi­tät und siche­re Umset­zung

In der heu­ti­gen digi­ta­len Geschäfts­welt sind E‑Mails nicht nur ein zen­tra­les Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel, son­dern auch Trä­ger wich­ti­ger geschäft­li­cher Infor­ma­tio­nen. Dies führt zu einer kom­ple­xen Her­aus­for­de­rung: der E‑Mail-Archi­vie­rung. Vie­le Unter­neh­men fra­gen sich, ob eine rechts­si­che­re E‑Mail-Archi­vie­rung tat­säch­lich eine gesetz­li­che Pflicht dar­stellt. Wel­che spe­zi­fi­schen recht­li­chen Anfor­de­run­gen müs­sen dabei beach­tet wer­den, ins­be­son­de­re im Hin­blick auf die stren­gen Vor­ga­ben der DSGVO? Und wie lässt sich eine sol­che Archi­vie­rung tech­nisch und orga­ni­sa­to­risch sicher und kon­form umset­zen? Die­ser Arti­kel beleuch­tet die drän­gends­ten Fra­gen rund um das The­ma E‑Mail-Archi­vie­rung, von den recht­li­chen Not­wen­dig­kei­ten über die Ein­hal­tung der DSGVO bis hin zur prak­ti­schen, siche­ren Umset­zung, um Unter­neh­men einen kla­ren Weg­wei­ser an die Hand zu geben.

War­um E‑Mail-Archi­vie­rung unver­zicht­bar ist: Mehr als nur eine Pflicht

Die Not­wen­dig­keit der E‑Mail-Archi­vie­rung in Unter­neh­men geht weit über die rei­ne Pflicht­er­fül­lung hin­aus. Wäh­rend vie­le die Archi­vie­rung pri­mär als läs­ti­ge gesetz­li­che Vor­ga­be sehen, birgt sie tat­säch­lich erheb­li­che stra­te­gi­sche und ope­ra­ti­ve Vor­tei­le. Zunächst ist es essen­zi­ell, den Unter­schied zwi­schen Archi­vie­rung und Back­up zu ver­ste­hen. Ein Back­up dient der rei­nen Daten­si­che­rung und ‑wie­der­her­stel­lung im Not­fall (z.B. bei Daten­ver­lust durch Hard­ware­de­fekt oder Cyber­an­griff). Die E‑Mail-Archi­vie­rung hin­ge­gen ist ein Pro­zess, der dar­auf abzielt, E‑Mails mani­pu­la­ti­ons­si­cher, voll­stän­dig und jeder­zeit auf­find­bar über vor­ge­schrie­be­ne Zeit­räu­me zu spei­chern. Sie ist Teil des umfas­sen­de­ren Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ments eines Unter­neh­mens.

Ein zen­tra­ler Vor­teil der E‑Mail-Archi­vie­rung ist die signi­fi­kant ver­bes­ser­te Auf­find­bar­keit von Infor­ma­tio­nen. Mit­ar­bei­ter kön­nen rele­van­te E‑Mails schnell und unkom­pli­ziert recher­chie­ren, was Ent­schei­dungs­pro­zes­se beschleu­nigt und die Pro­duk­ti­vi­tät stei­gert. Zudem dient eine zen­tra­le Archi­vie­rung als Wis­sens­spei­cher, der auch nach dem Aus­schei­den von Mit­ar­bei­tern erhal­ten bleibt.

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Aspekt ist die Ent­las­tung der IT-Infra­struk­tur. Durch die Aus­la­ge­rung älte­rer E‑Mails in ein sepa­ra­tes Archiv­sys­tem wer­den Post­fä­cher und Mail­ser­ver ver­klei­nert und somit per­for­man­ter. Dies spart Spei­cher­platz, redu­ziert Back­up-Zei­ten und ver­ein­facht die Admi­nis­tra­ti­on. Die IT-Ent­las­tung durch pro­fes­sio­nel­le E‑Mail-Archi­vie­rung ist somit ein direk­ter wirt­schaft­li­cher Fak­tor. Kurz gesagt: E‑Mail-Archi­vie­rung ist nicht nur eine Com­pli­ance-Auf­ga­be, son­dern ein Werk­zeug für effi­zi­en­tes Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment und eine resi­li­en­te­re IT.

Wei­ter­füh­ren­de Quel­le: War­um E‑Mail-Archi­vie­rung? Die Über­sicht für IT-Mana­ger

Die recht­li­chen Pflich­ten der E‑Mail-Archi­vie­rung in Deutsch­land

Die E‑Mail-Archi­vie­rungs­pflicht in Deutsch­land ist eine kla­re gesetz­li­che Vor­ga­be für Unter­neh­men. Sie ergibt sich pri­mär aus den Vor­schrif­ten des Han­dels­ge­setz­buchs (HGB) und der Abga­ben­ord­nung (AO). Die­se Geset­ze schrei­ben die Auf­be­wah­rung von geschäft­lich rele­van­ten Doku­men­ten vor, zu denen in der heu­ti­gen digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­ti­on zwei­fel­los auch E‑Mails gehö­ren.

Das HGB regelt in §§ 238, 257 die Buch­füh­rungs­pflicht und die Auf­be­wah­rung von Han­dels­bü­chern und ‑brie­fen. Ein Han­dels­brief ist dabei jedes Schrift­stück, das ein Han­dels­ge­schäft betrifft. Dazu zäh­len Ange­bo­te, Bestel­lun­gen, Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Lie­fer­schei­ne, Rech­nun­gen und Zah­lungs­be­le­ge – unab­hän­gig davon, ob sie in Papier­form oder elek­tro­nisch (also als E‑Mail) vor­lie­gen. Die Auf­be­wah­rungs­frist für sol­che Han­dels­brie­fe beträgt sechs Jah­re.

Par­al­lel dazu ver­pflich­tet die AO (§§ 146, 147) zur Auf­be­wah­rung von steu­er­lich rele­van­ten Unter­la­gen. Dies umfasst eben­falls Han­dels­brie­fe, aber auch Buchungs­be­le­ge, Inven­ta­re, Jah­res­ab­schlüs­se und Lage­be­rich­te. Für die­se Doku­men­te, die für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind, beträgt die Auf­be­wah­rungs­frist zehn Jah­re. Da vie­le E‑Mails sowohl han­dels- als auch steu­er­recht­li­che Rele­vanz besit­zen, ist die Archi­vie­rungs­pflicht von geschäfts­re­le­van­ten E‑Mails für zehn Jah­re die Regel.

Ergänzt wer­den HGB und AO durch die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD). Die GoBD prä­zi­sie­ren die Anfor­de­run­gen an die digi­ta­le Buch­füh­rung und Archi­vie­rung. Sie for­dern, dass elek­tro­ni­sche Doku­men­te (wie E‑Mails) wäh­rend der gesam­ten Auf­be­wah­rungs­frist unver­än­der­bar, voll­stän­dig, nach­voll­zieh­bar und jeder­zeit für Prü­fungs­zwe­cke ver­füg­bar sein müs­sen. Eine blo­ße Spei­che­rung auf Datei­ser­vern oder in ein­zel­nen Post­fä­chern erfüllt die­se Anfor­de­run­gen in der Regel nicht, da die Unver­än­der­bar­keit und Voll­stän­dig­keit nicht gewähr­leis­tet sind. Die GoBD stel­len somit kon­kre­te tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Anfor­de­run­gen an die E‑Mail-Archi­vie­rung und unter­strei­chen die recht­li­che Not­wen­dig­keit einer pro­fes­sio­nel­len Lösung zur Erfül­lung der Archi­vie­rungs­pflicht in Deutsch­land. Die Nicht­be­ach­tung die­ser Pflich­ten kann erheb­li­che Risi­ken ber­gen, dar­un­ter steu­er­li­che Schät­zun­gen, ver­lo­re­ne Gerichts­ver­fah­ren oder Buß­gel­der bei Ver­stö­ßen gegen die GoBD.

Wei­ter­füh­ren­de Quel­le: E‑Mail-Archi­vie­rung: Gesetz­li­che Pflich­ten & Risi­ken

E‑Mail-Archi­vie­rung DSGVO-kon­form gestal­ten

Die Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO) stellt Unter­neh­men vor beson­de­re Her­aus­for­de­run­gen bei der E‑Mail-Archi­vie­rung, da E‑Mails oft per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ent­hal­ten. Eine DSGVO-kon­for­me Archi­vie­rung erfor­dert daher sorg­fäl­ti­ge Über­le­gun­gen. Zunächst ist zu klä­ren, ob die Archi­vie­rung auf einer recht­li­chen Grund­la­ge basiert, was bei geschäfts­re­le­van­ten E‑Mails in der Regel der Fall ist (z. B. zur Erfül­lung einer recht­li­chen Ver­pflich­tung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Ver­bin­dung mit HGB/AO). Eine Ein­wil­li­gung der betrof­fe­nen Per­son ist für die Archi­vie­rung geschäfts­re­le­van­ter E‑Mails, die gesetz­lich vor­ge­schrie­ben ist, in der Regel nicht erfor­der­lich. Anders ver­hält es sich jedoch mit E‑Mails, die aus­schließ­lich pri­va­te Kom­mu­ni­ka­ti­on ent­hal­ten oder kei­ne geschäft­li­che Rele­vanz haben. Hier ist eine Archi­vie­rung nach DSGVO kri­tisch zu sehen und erfor­dert oft eine sepa­ra­te Betrach­tung und Hand­ha­bung, um die Daten­mi­ni­mie­rung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) zu gewähr­leis­ten.

Der Umgang mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten in E‑Mails muss trans­pa­rent und nach­voll­zieh­bar sein. Das bedeu­tet, dass Unter­neh­men wis­sen müs­sen, wel­che Daten sie archi­vie­ren, war­um und wie lan­ge. Beson­ders wich­tig ist die Berück­sich­ti­gung der Betrof­fe­nen­rech­te gemäß Kapi­tel III der DSGVO. Betrof­fe­ne Per­so­nen haben das Recht auf Aus­kunft (Art. 15 DSGVO) über die zu ihrer Per­son gespei­cher­ten Daten, das Recht auf Löschung (“Recht auf Ver­ges­sen­wer­den”, Art. 17 DSGVO) unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen sowie wei­te­re Rech­te wie das Recht auf Berich­ti­gung (Art. 16 DSGVO) oder Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung (Art. 18 DSGVO). Ein rechts­kon­for­mes Archi­vie­rungs­sys­tem muss in der Lage sein, die­sen Rech­ten nach­zu­kom­men. Das bedeu­tet bei­spiels­wei­se, dass per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten auf Antrag gelöscht wer­den kön­nen müs­sen, sofern kei­ne gesetz­li­che Auf­be­wah­rungs­pflicht ent­ge­gen­steht. Dies erfor­dert oft eine dif­fe­ren­zier­te Spei­che­rung und Ver­wal­tung der archi­vier­ten E‑Mails. Die Archi­vie­rungs­pflicht nach HGB oder AO hat in vie­len Fäl­len Vor­rang vor dem Recht auf Löschung, solan­ge die gesetz­li­che Auf­be­wah­rungs­frist läuft. Nach Ablauf der Frist müs­sen die ent­spre­chen­den E‑Mails jedoch gelöscht wer­den. Dies unter­streicht, wie wich­tig es ist, den Lebens­zy­klus der E‑Mails im Archiv zu mana­gen. Eine hilf­rei­che Per­spek­ti­ve auf die­se Aspek­te bie­tet der Arti­kel E‑Mail-Archi­vie­rung DSGVO: Pflicht oder Kür?, der die Not­wen­dig­keit der E‑Mail-Archi­vie­rung im Kon­text von DSGVO und Com­pli­ance beleuch­tet.

Wel­che E‑Mails müs­sen archi­viert wer­den? Abgren­zung und Aus­nah­men

Nicht jede E‑Mail, die ein Unter­neh­men erreicht oder ver­sen­det, unter­liegt auto­ma­tisch der Archi­vie­rungs­pflicht. Die maß­geb­li­chen Geset­ze wie HGB und AO sowie die GoBD defi­nie­ren klar, dass nur geschäfts­re­le­van­te E‑Mails auf­be­wahrt wer­den müs­sen. Doch was genau macht eine E‑Mail “geschäfts­re­le­vant”?

Geschäfts­re­le­vant sind E‑Mails, die als Han­dels­brie­fe oder Geschäfts­brie­fe im Sin­ne des HGB (z.B. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB) und der AO (z.B. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO) gel­ten. Dazu gehö­ren typi­scher­wei­se E‑Mails, die den Beginn, den Ver­lauf oder den Abschluss eines Geschäfts­vor­falls doku­men­tie­ren. Bei­spie­le hier­für sind:

  • Ange­bo­te und Ange­bots­an­fra­gen
  • Bestel­lun­gen und Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen
  • Rech­nun­gen und Zah­lungs­auf­for­de­run­gen
  • Mah­nun­gen
  • Ver­trags­do­ku­men­te und ‑ände­run­gen
  • Rekla­ma­tio­nen
  • Ver­sand- und Lie­fer­be­nach­rich­ti­gun­gen
  • Preis­lis­ten, sofern sie Teil eines kon­kre­ten Geschäfts­vor­falls sind
  • Mit­tei­lun­gen über Ände­run­gen von Geschäfts­be­din­gun­gen

E‑Mails, die rein infor­ma­ti­ven Cha­rak­ter haben, inter­ne Abspra­chen doku­men­tie­ren, die kei­nen direk­ten Bezug zu einem Geschäfts­vor­fall haben, oder rein pri­va­te Kom­mu­ni­ka­ti­on dar­stel­len, sind in der Regel nicht archi­vie­rungs­pflich­tig. Dazu zäh­len bei­spiels­wei­se:

  • News­let­ter und Wer­be-E-Mails
  • Spam-E-Mails
  • Inter­ne Abstim­mun­gen (z.B. Ter­min­fin­dung für Mee­tings), sofern sie kei­ne Aus­wir­kun­gen auf Geschäfts­vor­fäl­le haben
  • Pri­va­te E‑Mails der Mit­ar­bei­ter (sofern die pri­va­te Nut­zung gestat­tet ist)

Die Abgren­zung zwi­schen geschäfts­re­le­van­ten und nicht-geschäfts­re­le­van­ten E‑Mails kann im Ein­zel­fall kom­plex sein. Unter­neh­men müs­sen kla­re Kri­te­ri­en für die Archi­vie­rungs­wür­dig­keit defi­nie­ren und idea­ler­wei­se tech­ni­sche oder orga­ni­sa­to­ri­sche Mecha­nis­men imple­men­tie­ren, um die­se Unter­schei­dung zu tref­fen. Ein umfas­sen­der Arti­kel, der sich die­ser Fra­ge wid­met, ist E‑Mail-Archi­vie­rung: Was muss auf­be­wahrt wer­den?. Er erläu­tert, wel­che spe­zi­fi­schen E‑Mails Unter­neh­men auf­be­wah­ren müs­sen. Die Archi­vie­rung pri­va­ter E‑Mails von Mit­ar­bei­tern stellt recht­lich und daten­schutz­tech­nisch eine beson­de­re Her­aus­for­de­rung dar und soll­te nur erfol­gen, wenn eine kla­re Grund­la­ge (z. B. Betriebs­ver­ein­ba­rung, Zustim­mung) und eine tech­ni­sche Tren­nung mög­lich sind, was in der Pra­xis oft schwie­rig ist. Vie­le Unter­neh­men ent­schei­den sich daher, die pri­va­te Nut­zung von E‑Mails zu unter­bin­den oder tech­nisch sicher­zu­stel­len, dass pri­va­te E‑Mails nicht archi­viert wer­den.

Siche­re Umset­zung: Tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Anfor­de­run­gen an E‑Mail-Archi­vie­rungs­sys­te­me

Die recht­li­che Pflicht zur E‑Mail-Archi­vie­rung und die Not­wen­dig­keit der DSGVO-Kon­for­mi­tät erfor­dern eine siche­re Umset­zung. Dies betrifft sowohl tech­ni­sche Aspek­te der ver­wen­de­ten Sys­te­me als auch orga­ni­sa­to­ri­sche Pro­zes­se im Unter­neh­men. Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD) for­mu­lie­ren kon­kre­te Anfor­de­run­gen an digi­ta­le Archiv­sys­te­me.

Wich­ti­ge tech­ni­sche Anfor­de­run­gen an ein E‑Mail-Archi­vie­rungs­sys­tem umfas­sen:

  • Voll­stän­dig­keit: Es müs­sen alle archi­vie­rungs­pflich­ti­gen E‑Mails lücken­los erfasst wer­den. Dies erfor­dert in der Regel eine jour­na­lie­ren­de Archi­vie­rung, bei der E‑Mails direkt beim Ein- oder Aus­gang archi­viert wer­den, bevor sie im Post­ein­gang des Nut­zers lan­den oder von dort gelöscht wer­den könn­ten.
  • Unver­än­der­bar­keit (Revi­si­ons­si­cher­heit): Nach der Archi­vie­rung dür­fen die E‑Mails und ihre Meta­da­ten nicht mehr ver­än­dert oder mani­pu­liert wer­den kön­nen. Dies wird oft durch Tech­ni­ken wie Hash­ing oder digi­ta­le Signa­tu­ren gewähr­leis­tet. Die Inte­gri­tät der archi­vier­ten Daten muss über den gesam­ten Auf­be­wah­rungs­zeit­raum sicher­ge­stellt sein.
  • Jeder­zei­ti­ge Ver­füg­bar­keit: Die archi­vier­ten E‑Mails müs­sen wäh­rend der gesam­ten Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit les­bar und maschi­nell aus­wert­bar sein. Dies schließt die Ver­füg­bar­keit geeig­ne­ter Lese­soft­ware und die Mög­lich­keit der Daten­kon­ver­tie­rung ein, falls sich For­ma­te ändern.
  • Auf­find­bar­keit: Es muss eine schnel­le und effi­zi­en­te Suche nach archi­vier­ten E‑Mails anhand ver­schie­de­ner Kri­te­ri­en mög­lich sein, um bei­spiels­wei­se im Rah­men von Betriebs­prü­fun­gen oder bei Aus­kunfts­er­su­chen gemäß DSGVO ent­spre­chen­de E‑Mails zügig fin­den zu kön­nen.
  • Schutz vor Ver­lust: Die Archiv­da­ten müs­sen durch geeig­ne­te Maß­nah­men wie regel­mä­ßi­ge Back­ups, red­un­dan­te Spei­che­rung und Desas­ter-Reco­very-Stra­te­gien vor Ver­lust geschützt wer­den.

Neben den tech­ni­schen Aspek­ten sind orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men von ent­schei­den­der Bedeu­tung:

  • Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on: Eine detail­lier­te Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on ist gemäß GoBD zwin­gend erfor­der­lich. Sie beschreibt den gesam­ten Pro­zess der E‑Mail-Ver­ar­bei­tung und ‑Archi­vie­rung, von der Erfas­sung über die Spei­che­rung und Siche­rung bis hin zur Löschung. Sie muss dar­le­gen, wie die GoBD-Anfor­de­run­gen tech­nisch und orga­ni­sa­to­risch umge­setzt wer­den.
  • Zugriffs­kon­zep­te: Es müs­sen kla­re Zugriffs­kon­zep­te und Berech­ti­gun­gen defi­niert wer­den, wer auf das Archiv zugrei­fen darf und zu wel­chem Zweck. Der Zugriff soll­te pro­to­kol­liert wer­den. Unbe­rech­tig­ter Zugriff muss aus­ge­schlos­sen sein.
  • Regel­mä­ßi­ge Über­prü­fung: Die Funk­ti­ons­fä­hig­keit des Archi­vie­rungs­sys­tems und die Ein­hal­tung der Pro­zes­se soll­ten regel­mä­ßig über­prüft wer­den.
  • Mit­ar­bei­ter­schu­lung: Mit­ar­bei­ter müs­sen über die Archi­vie­rungs­pflich­ten, den Umgang mit geschäfts­re­le­van­ten und pri­va­ten E‑Mails sowie die kor­rek­te Nut­zung des Archi­vie­rungs­sys­tems geschult wer­den.

Die Aus­wahl einer geeig­ne­ten E‑Mail-Archi­vie­rungs­soft­ware ist ein kri­ti­scher Schritt. Unter­neh­men soll­ten Sys­te­me wäh­len, die die genann­ten tech­ni­schen Anfor­de­run­gen erfül­len und Funk­tio­nen zur Unter­stüt­zung der orga­ni­sa­to­ri­schen Pro­zes­se bie­ten, wie z.B. revi­si­ons­si­che­re Spei­che­rung, gra­nu­la­re Such­funk­tio­nen, Export­mög­lich­kei­ten für Prü­fungs­zwe­cke und Funk­tio­nen zur Ver­wal­tung von Auf­be­wah­rungs­fris­ten. Cloud-basier­te Lösun­gen oder On-Pre­mi­ses-Sys­te­me bie­ten unter­schied­li­che Vor- und Nach­tei­le hin­sicht­lich Kos­ten, War­tung und Kon­trol­le über die Daten. Wich­tig ist, dass die gewähl­te Lösung den spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ent­spricht und die Ein­hal­tung aller rele­van­ten Vor­schrif­ten ermög­licht. Arti­kel wie E‑Mail Archi­vie­rung sicher durch­füh­ren und So gelingt Ihnen die siche­re E‑Mail-Archi­vie­rung geben prak­ti­sche Hin­wei­se zur siche­ren Umset­zung. Die Pro­dukt­sei­te EMail Archi­vie­rung DSGVO-kon­form — Sys­Tec Com­pu­ter beschreibt, wie eine spe­zi­fi­sche Lösung recht­li­che, orga­ni­sa­to­ri­sche und sicher­heits­tech­ni­sche Anfor­de­run­gen adres­siert.

Fazit

Die E‑Mail-Archi­vie­rung ist in der moder­nen Geschäfts­welt weit mehr als eine optio­na­le Maß­nah­me – sie ist eine recht­li­che Not­wen­dig­keit und ein kri­ti­scher Bestand­teil einer fun­dier­ten Com­pli­ance-Stra­te­gie. Die rele­van­ten Geset­ze und Vor­schrif­ten in Deutsch­land, ins­be­son­de­re das HGB, die AO und die GoBD, schrei­ben die revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung geschäfts­re­le­van­ter Kom­mu­ni­ka­ti­on klar vor. Par­al­lel dazu stellt die DSGVO stren­ge Anfor­de­run­gen an den Umgang mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten in E‑Mails und erfor­dert eine sorg­fäl­ti­ge Abwä­gung zwi­schen Archi­vie­rungs­pflicht und Daten­schutz.

Eine siche­re und kon­for­me Umset­zung erfor­dert sowohl geeig­ne­te tech­ni­sche Lösun­gen als auch kla­re orga­ni­sa­to­ri­sche Pro­zes­se. Dazu gehö­ren die Aus­wahl eines Archi­vie­rungs­sys­tems, das die Unver­än­der­bar­keit, Voll­stän­dig­keit und jeder­zei­ti­ge Ver­füg­bar­keit der archi­vier­ten E‑Mails gewähr­leis­tet, sowie die Imple­men­tie­rung von Zugriffs­kon­zep­ten und einer prä­zi­sen Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on. Unter­neh­men, die die­se Anfor­de­run­gen pro­ak­tiv ange­hen, sichern sich nicht nur recht­lich ab, son­dern pro­fi­tie­ren auch von ver­bes­ser­tem Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment und ent­las­ten ihre IT-Infra­struk­tur. Eine durch­dach­te E‑Mail-Archi­vie­rung ist somit ein ent­schei­den­der Schritt für digi­ta­le Resi­li­enz und Rechts­si­cher­heit im Geschäfts­all­tag.

Wei­ter­füh­ren­de Quel­len

White­pa­per: Leit­fa­den rechts­si­che­re E‑Mail Archi­vie­rung – Die­ses White­pa­per bie­tet einen umfas­sen­den Leit­fa­den zur rechts­si­che­ren E‑Mail-Archi­vie­rung, ein­schließ­lich Her­aus­for­de­run­gen beim Umgang mit pri­va­ten E‑Mails und per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten.

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