Resturlaub 2026: Übertragen oder verfallen — was euer Team jetzt prüfen sollte

Wenn das Jahr 2026 sich dem Ende neigt, sollten wir als Betriebsratsteam nicht erst im Dezember reagieren. Das Thema Resturlaub ist für unsere Kolleginnen und Kollegen oft mit Unsicherheit verbunden. Es stellt sich die Frage: Was passiert mit den Tagen, die bis Jahresende nicht genommen werden können?

Frühzeitiges Handeln hilft uns, Konflikte im Betrieb zu vermeiden. Wenn wir die Dynamik der Urlaubsplanung frühzeitig verstehen, können wir unsere Mitwirkungsrechte gezielter einsetzen. Im Kern geht es darum, den Überblick über zwei entscheidende Prozesse zu behalten: die rechtmäßige Übertragung von Resturlaub in das Folgejahr und die Problematik des Urlaubsverfalls. Wir müssen sicherstellen, dass die Planung so gestaltet wird, dass niemand seine Erholung verliert, nur weil die betriebliche Organisation es nicht zulässt. Durch eine proaktive Prüfung können wir die Interessen der Belegschaft wahren und Missverständnisse zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden minimieren.

Die Grundregel: Urlaub im laufenden Kalenderjahr

Das Kernprinzip der Urlaubsregelung ist simpel: Der Urlaub, der für das Jahr 2026 ansteht, muss auch in diesem Kalenderjahr genommen werden. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, den Erholungsurlaub rechtzeitig zu gewähren, damit die Arbeitnehmer:innen ihre Erholung tatsächlich wahrnehmen können. Es geht hierbei nicht nur um das bloße Bestehen eines Anspruchs, sondern um die tatsächliche Inanspruchnahme im laufenden Zeitraum.

Wenn der Arbeitgeber den Urlaub nicht rechtzeitig gewährt, trägt er das Risiko. Er darf nicht einfach darauf verweisen, dass die Zeit verstrichen ist, wenn er die Planung oder die Genehmigung aktiv blockiert hat. Das Ziel des Urlaubsgesetzes ist die Erholung, und diese kann nur stattfinden, wenn der Urlaub auch effektiv genommen wird (§ 1 Bundesurlaubsgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__1.html).

Bei der Planung müsst ihr im Gremium darauf achten, wie die Balance zwischen den individuellen Urlaubswünschen und den betrieblichen Belangen gehalten wird. Der Arbeitgeber darf die Urlaubsplanung zwar nach betrieblichen Erfordernissen steuern, muss dabei aber die Wünsche der Belegschaft berücksichtigen. Hier entstehen oft Reibungspunkte, wenn Abteilungen gleichzeitig unterbesetzt sind.

Ein wichtiger Punkt für eure Arbeit ist die Berücksichtigung sozial privilegierter Gruppen. Bei der Verteilung der Urlaubszeiten müssen bestimmte Kriterien beachtet werden, etwa wenn es um die Bedürfnisse von Eltern mit kleinen Kindern geht. Diese Gruppen haben oft einen Vorrang bei der Abstimmung bestimmter Zeiträume, was ihr bei der Prüfung der Urlaubspläne im Betrieb im Blick haben solltet.

Übertragung von Resturlaub: Wann es rechtlich zulässig ist

Wenn das Urlaubsjahr 2026 dem Ende entgegengeht, stellt sich für viele Kolleginnen und Kollegen die Frage, was mit den verbleibenden Tagen passiert. Grundsätzlich gilt der Grundsatz, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen ist. Eine Übertragung auf das Jahr 2027 ist jedoch nicht ohne Weiteres möglich, sondern an klare Voraussetzungen geknüpft (§ 7 BUrlG bzw. entsprechende Betriebsvereinbarungen).

Ihr müsst hierbei zwischen zwei Arten von Gründen unterscheiden, die eine Übertragung rechtfertigen können: betriebliche und personenbedingte Gründe.

Dringende betriebliche Gründe liegen vor, wenn der Arbeitgeber den Urlaub aufgrund von unvorhersehbaren Arbeitsspitzen oder personellen Engpässen nicht rechtzeitig gewähren konnte. In solchen Fällen ist die Übertragung zulässig, da die Erholung nicht durch die Arbeitsorganisation verhindert wurde.

Personenbedingte Gründe hingegen beziehen sich auf die Situation der Arbeitnehmer:innen selbst. Hierzu zählt beispielsweise eine schwere Erkrankung oder eine Schwangerschaft, die eine Urlaubsplanung im laufenden Jahr unmöglich gemacht haben.

Ein wichtiger Punkt für eure Prüfung ist die Fristregelung. Wenn eine Übertragung rechtmäßig erfolgt ist, muss dieser Resturlaub in der Regel bis zum 31. März 2027 genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG bzw. einschlägige Rechtsprechung des BAG: https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__7.html). Er verfällt also nicht automatisch zum Jahreswechsel, sondern genießt einen Schutzzeitraum bis zum Ende des ersten Quartals des Folgejahres.

Ein Sonderfall ist die dauerhafte Arbeitsunfähigkeit. Wenn Kolleginnen oder Kollegen über einen längeren Zeitraum arbeitsunfähig sind, hat dies direkte Auswirkungen auf die Übertragungsdauer. In solchen Fällen greift nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht eine verlängerte Schutzfrist: Bei dauerhafter Arbeitsunfähigkeit verfällt der Urlaub erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres — für Resturlaub aus 2026 somit erst mit Ablauf des 31. März 2028. Das Betriebsratsteam sollte hier darauf achten, dass keine ungerechtfertigten Verfallsregelungen gegenüber kranken Mitarbeitenden angewandt werden.

Das Risiko des Verfalls: Was ihr wissen müsst

Wenn die Kolleginnen und Kollegen ihren Urlaub nicht rechtzeitig nehmen, droht der Verlust der freien Tage. Ihr müsst hier genau zwischen dem rechtmäßigen Verfall und einer automatischen Übertragung unterscheiden, um Fehlannahmen im Gremium zu vermeiden.

Ein rechtmäßiger Verfall tritt grundsätzlich dann ein, wenn der Urlaub am Ende des Kalenderjahres nicht in Anspruch genommen wurde und kein Übertragungsgrund vorliegt. Aber Achtung: Der Arbeitgeber darf den Urlaub nicht einfach willkürlich streichen. Damit der Verfall rechtssicher ist, muss der Arbeitgeber seine Pflicht zur Urlaubsgewährung aktiv wahrnehmen. Er muss die Beschäftigten also rechtzeitig darauf hinweisen, dass noch Resturlaub offen ist, und sie zur Einhaltung der Erholungsphase auffordern.

Vorsicht bei der Annahme einer automatischen Übertragung: Es gibt keine allgemeine gesetzliche Regelung, die besagt, dass Resturlaub automatisch ins nächste Jahr mitgenommen wird. Eine Übertragung ist nur in begründeten Ausnahmefällen oder durch explizite Vereinbarungen zulässig. Wenn der Verfall eintritt, bedeutet das für die Beschäftigten einen direkten Verlust an Erholungszeit und einem geldwerten Recht. Das kann die psychische Gesundheit und die Arbeitsfähigkeit der Belegschaft langfristig belasten. Ihr als Betriebsrat müsst daher darauf achten, dass die Urlaubsplanung so gestaltet wird, dass solche Situationen gar nicht erst entstehen.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Urlaubsplanung

Wenn es um den Resturlaub geht, stellt sich oft die Frage, wie viel Spielraum ihr als Gremium habt. Ihr müsst wissen: Die Urlaubsplanung ist kein rein einseitiges Recht des Arbeitgebers. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG habt ihr bei der „Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans“ ein echtes Mitbestimmungsrecht — und auch bei der zeitlichen Lage des Urlaubs für einzelne Arbeitnehmer, wenn kein Einverständnis erzielt wird. Das betrifft vor allem die Spielregeln, nach denen die Urlaubsgestaltung im Betrieb abläuft.

Bei der Mitwirkung am konkreten Urlaubsplan und der zeitlichen Lage der Ferien müsst ihr genau hinschauen. Der Arbeitgeber darf die Urlaubszeiten nicht völlig nach eigenem Ermessen festlegen, ohne die betrieblichen Abläufe und die Interessen der Belegschaft zu berücksichtigen. Wenn ihr als Betriebsrat seht, dass durch die Planung die Erholungsfunktion des Urlaubs gefährdet wird oder ganze Abteilungen gleichzeitig fehlen, könnt ihr hier aktiv intervenieren.

Sollte es bei der Planung zu Unstimmigkeiten kommen, ist das Verfahren bei fehlendem Einverständnis zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat entscheidend. Wenn ihr euch nicht auf eine Regelung einigen könnt, darf der Arbeitgeber nicht einfach im Alleingang entscheiden, ohne die gesetzlichen Prozesse einzuhalten. Ihr müsst sicherstellen, dass die Interessen der Kolleginnen und Kollegen gewahrt bleiben, besonders wenn es um die Verteilung von Resturlaub aus dem Vorjahr geht.

PRAXIS-TOOL: Checkliste für die Prüfung der Mitbestimmung im Urlaubsmanagement.

• Grundlagen prüfen: Sind die geltenden Urlaubsgrundsätze (z. B. in Betriebsvereinbarungen) noch aktuell und fair?
• Planung kontrollieren: Berücksichtigt der aktuelle Urlaubsplan die Kontinuität der Arbeitsleistung und die Erholungsbedürfnisse?
• Interessenabwägung: Werden bei der Vergabe von Resturlaub bestimmte Gruppen systematisch benachteiligt?
• Einigungsverfahren: Habt ihr bei Konflikten die notwendigen Schritte zur Konfliktlösung im Blick?

Checkliste für Betriebsratsteams: Prüfung des Urlaubsjahres 2026

Damit ihr im Betrieb sicherstellen könnt, dass die Urlaubsansprüche der Belegschaft korrekt gehandhabt werden, solltet ihr die folgenden Punkte systematisch abarbeiten. Nutzt diese Checkliste, um eure Prüfung des Urlaubsjahres 2026 strukturiert vorzubereiten.

Prüfpunkte für eure Arbeit:

• Einhaltung der Übertragungsfristen: Prüft, ob der Arbeitgeber die vereinbarten oder gesetzlich zulässigen Fristen für die Übertragung von Resturlaub einhält. Achtet darauf, dass Urlaubsansprüche nicht willkürlich verfallen, wenn Übertragungsgründe vorliegen.
• Berücksichtigung von Urlaubswünschen: Kontrolliert, inwieweit die betriebliche Urlaubsplanung die Wünsche der Arbeitnehmer:innen berücksichtigt. Der Arbeitgeber muss die Interessen der Belegschaft bei der Planung abwägen.
• Dokumentation von Übertragungsgrundlagen: Verlangt Einsicht in die Dokumentation, die erklärt, warum Urlaubsansprüche übertragen wurden oder warum ein Verfall (sofern rechtmäßig) angestrebt wird. Transparenz ist hier euer wichtigstes Werkzeug.

PRAXIS-TOOL: Schritt-für-Schritt-Ablauf zur Urlaubsüberwachung im Betrieb.

1. Datenauswertung: Lasst euch eine anonymisierte Übersicht der Resturlaubsstände pro Abteilung geben.
2. Abgleich: Vergleicht die Bestände mit den geltenden Regelungen zur Übertragung.
3. Interventionsbedarf feststellen: Identifiziert Abteilungen oder Gruppen, bei denen auffällig viele Urlaubstage drohen zu verfallen.
4. Gespräch suchen: Geht mit den Erkenntnissen auf die Personalabteilung zu, um Unklarheiten oder Fehler frühzeitig zu klären.

Zusammenfassung der wichtigsten Eckpunkte

Damit ihr im Gremium schnell auf den Punkt kommen könnt, haben wir die wesentlichen Aspekte für euch hier gebündelt. Behaltet diese Punkte im Blick, wenn ihr die Urlaubsplanung für die kommenden Jahre prüft:

Fristen für 2026/2027
Achtet darauf, dass der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen ist. Wenn Resturlaub aus 2026 übertragen wird, müsst ihr prüfen, bis wann dieser spätestens abzubauen ist, um einen Verfall zu verhindern.

Kernpunkte der Mitbestimmung
Nutzt eure Rechte bei der Gestaltung der Urlaubsregelung. Ihr habt direkten Einfluss darauf, wie die Urlaubsplanung im Betrieb abläuft und wie mit Überträgen umgegangen wird.

Wichtigste rechtliche Fallstricke
Ein automatischer Verfall des Urlaubs ist rechtlich hürdenreich. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beschäftigten rechtzeitig über ihren Resturlaub informiert werden und die Möglichkeit erhalten, diesen tatsächlich zu nehmen. Hat der Arbeitgeber seine Aufforderungs- und Hinweispflichten nicht rechtzeitig und konkret erfüllt — also die Kolleginnen und Kollegen aktiv aufgefordert, Urlaub zu nehmen, und darauf hingewiesen, dass er sonst verfällt — tritt der Verfall schlichtweg nicht ein. Der Urlaubsanspruch bleibt dann bestehen und verjährt in diesem Fall auch nicht nach der regelmäßigen Drei-Jahres-Frist. Diese Grundsätze hat der EuGH vorgegeben und das Bundesarbeitsgericht übernommen.

Fazit

Damit ihr das Jahr 2026 erfolgreich begleitet, solltet ihr im Gremium eng zusammenarbeiten. Ein strukturierter Austausch innerhalb eures Teams verhindert, dass wichtige Details bei der Urlaubsplanung untergehen. Nutzt eure kollegiale Abstimmung, um rechtzeitig auf drohenden Urlaubsverfall aufmerksam zu machen.

Aktiv werdet frühzeitig. Wenn ihr die Übertragungsfristen und Mitbestimmungsrechte im Blick behaltet, schützt ihr die Erholung der Belegschaft. Eine rechtzeitige Planung hilft euch, als Betriebsrat proaktiv zu agieren. So vermeidet ihr, dass Kolleginnen und Kollegen wertvolle Urlaubstage verlieren. Setzt auf eine transparente Kommunikation innerhalb eures Teams, um gemeinsam Sicherheit in der Umsetzung zu gewinnen.

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